Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Ilmoitus henkilötietojen käsittelystä
Potilas- ja asiakasrekisterinpito
Rekisteri
Rekisterin nimi
Hotel Lima Oy Potilasrekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Hotel Lima Oy
Y-tunnus
3093840-3
Postiosoite
Merrankuja 3 c 1
47400 Kausala
Vastaanotto puhelin: 050 3090145
Harri Lahti puhelin: 040 557 4989
Henkilötietojen käsittelijät
Hammaslääkäri
Hammashoitajat
Suuhygienistit
Rekisterin yhteyshenkilö
Nimi
Harri Lahti
Postiosoite
Kymenrannantie 315
47400 Kausala
Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava
Nimi
Harri Lahti
Puhelinnumero
040 557 4989
Sähköposti
harri.lahti@me.com
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn lainmukainen peruste
(GDPR 6 ja 9 artiklat)
Hotel Lima Oy Potilasrekisteri on tarkoitettu potilaiden suunterveyden tutkimusten ja hoidon järjestämiseen. Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille määritelty. Potilasrekisteri koostuu osarekistereistä: ajanvarausrekisteri, sairauskertomus (Potilaskortti), laboratorio- ja röntgentutkimusten rekisteri sekä laskutusrekisteri.
Rekisteröidyltä pyydetään allekirjoitettu suostumus henkilötietojen tallettamiseksi Hotel Lima Oy Potilasrekisteriin esitietolomakkeella (GDPR artikla3). Potilasrekisterin ylläpito on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi (GDPR artikla3).
Hotel Lima Oy Potilasrekisterissä ei käsitellä tietoja, jotka liittyvät potilaan etniseen alkuperään, rotuun, uskonnollisuuteen, seksuaaliseen suuntautumiseen tai muuhun GDPR artiklassa 9 kiellettyyn asiaan.
Rekisterin tietosisältö
(rekisteriin sisältyvät henkilötiedot sekä potilas- ja asiakastiedot)
Potilasrekisteriin tallennetaan hammashoidon turvallisen toteuttamisen kannalta olennaiset tiedot: Nimi, osoite, henkilötunnus, ammatti, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Potilas täyttää ja allekirjoittaa esitietolomakkeen, jossa kysytään hammashoidon kannalta olennaiset terveys- ja lääkitystiedot sekä mahdolliset yleissairaudet, jotka tulee huomioida hammashoidon yhteydessä ja antaa luvan tietojen tallettamiseen potilasrekisteriin. Lisäksi rekisteriin kirjataan Hotel Lima Oy tiloissa toteutettu hammashoito ja siihen liittyvät kelakoodit, kuvantamiset ja laskutustiedot. Rekisterin tietosisältö kirjataan Assisdent potilashallinto-ohjelmaan, joka on Kanta yhteensopiva ja pilvipohjainen viranomaisen hyväksymä. Kuvantamisen tiedot (röntgenkuvat, valokuvat, cad/cam tiedostot talletetaan Romexis-kuvantamisohjelmistoon, joka myös on pilvipohjainen ja viranomaisen hyväksymä. Esitietolomakkeet tuhotaan silppurilla sen jälkeen kun tiedot on siirretty sähköiseksi.
Mistä henkilötiedot saadaan?
Rekisterin tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään,kuten esitiedot, henkilötunnus ja yhteystiedot. Lisäksi tietoja syntyy Hotel Lima Oy omassa toiminnassa, sairauskertomus ja laskutustiedot. Rekisteritietoja voi syntyä myös ulkopuolisilta laitoksilta kuten laboratoriot ja röntgentutkimuskeskukset.
Henkilötietojen säilytysaika ja säilytysajan määrittämisen kriteerit
Potilastietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tietojen keräämisen tarkoitusten toteuttamiseksi. Potilastietoja säilytetään lain edellyttämänä 12 vuotta kuolemasi jälkeen tai 120 vuotta syntymäsi jälkeen, mikäli tietoa kuolemasta ei ole. Laskutusta varten kerättyä tietoa säilytetään kirjanpitolaissa määritellyn ajan.
Henkilötietojen vastaanottajat
(ne tahot, joille henkilötietoja luovutetaan)
Potilastietosi voidaan luovutaa 13§:n nojalla mm. tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus. Näitä tahoja ovat esimerkiksi poliisi ja vakuutusyhtiöt. Tietoja voidaan luovuttaa anonyyminä tutkimuskäyttöön. Hotel Lima Oy ei myy, vuokraa tai luovuta potilastietojasi kolmansille osapuolille missään muissa tilanteissa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Hotel Lima Oy EI luovuta tietoja EU tai ETA maiden ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisterin säilytyspaikka
A. Manuaalinen aineisto
Esim kipsi- tai tulostetut mallit ei sisällä potilaan nimeä vaan potilashallintaohjelmiston generoiman potilasnumeron. Mallit ei ole yksilöitävissä ilman pääsyä sähköiseen Assisdent ohjelmistoon. Lisäksi mallit säilytetään lukitussa tilassa.
Osoite: Hotel Lima Oy, Merrankuja 3 c 1, 47400 Kausala
B. Sähköiset aineistot
Pilvipohjaiset Assisdent ja Romexis ohjelmistot ovat salasanasuojattuja ja työasemat lukitaan poistuttaessa työasemalta.
Osoite: Hotel Lima Oy, Merrankuja 3 c 1, 47400 Kausala
Rekisteröidyn oikeudet
A. Oikeus saada pääsy tietoihin (EU 2016/679:n 15. artikla)
Potilas voi halutessaan katsoa hänestä tehdyt rekisteritiedot ja ne voidaan tulostaa tarvittaessa hänelle.
B. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (EU 2016/679:n 77. artikla)
Potilas voi halutessaan katsoa hänestä tehdyt rekisteritiedot ja ne voidaan tulostaa tarvittaessa hänelle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valituksia viranomaiselle.
C. Oikeus vaatia tiedon korjaamista (EU 2016/679:n 16. artikla)
Väärin kirjattua tietoa voi vaatia korjattavaksi. Korjauksen tehnyt henkilö, jolla on oikeus tehdä kirjauksia kuittaa korjauksen sähköiseen järjestelmään omilla tunnuksillaan ja siitä jää merkintä.
D. Oikeus poistaa tiedot (EU 2016/679:n 20. artikla)
Vastaanotolla on velvollisuus säilyttää tiedot toteuttamastaan hoidosta.
E. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (EU 2016/679:n 20. artikla)
Tiedot voidaan siirtää toiseen järjestelmään potilaan halutessa, mutta myös vastaanotolle on jäätävä tiedot toteuttamastaan hoidosta.